Баюжева Назели
Менеджер по организации командировок и бизнес-мероприятий, г. Самара
Работаю в компании 20 лет и считаю это крутым опытом
В МегаФоне я уже 20 лет. После физмата педагогического университета пришла в отдел по работе с документацией. Через нашу команду проходили все договоры с абонентами, а это огромный массив информации. В 2016 году в компании решили, что целесообразнее передать это направление сторонней организации. Опытные сотрудники могли перейти в новую структуру. Мне этот вариант показался не самым подходящим, поэтому планировала подыскивать новое место работы. Остаться в МегаФоне помог случай. В региональное отделение Поволжского филиала поступила просьба срочно найти договор с абонентом. Его отсутствие грозило компании внушительным штрафом. Задачу доверили мне, поскольку с абонентской документацией работала давно и знала почти все.
Я дотошный человек: перерыла огромный электронный архив, заглянула во множество папок, не имеющих прямого отношения к делу, но все же нужный документ нашла. Моя начальница пошла к руководству и сказала: таких сотрудников терять нельзя. Тогда в административном департаменте освободилось место, и мне предложили взяться за совершенно другое направление. Помню, как задала коллегам один вопрос: «Я справлюсь?». Получила ответ «да».
Так я занялась командировками сотрудников Поволжского филиала. В тот период бюджет тратился очень экономно. Контролировали все: соответствие лимитам, корректность расходов. Когда приносила документы для подписания приказа, подробно отчитывалась о каждой поездке. Без тщательного подхода и полной концентрации справиться было невозможно. Разобраться помог административный директор, который в деталях рассказал обо всех процессах. Его требовательность приучила меня внимательно относиться к каждому нюансу. Это очень ценный навык.
Я дотошный человек: перерыла огромный электронный архив, заглянула во множество папок, не имеющих прямого отношения к делу, но все же нужный документ нашла. Моя начальница пошла к руководству и сказала: таких сотрудников терять нельзя. Тогда в административном департаменте освободилось место, и мне предложили взяться за совершенно другое направление. Помню, как задала коллегам один вопрос: «Я справлюсь?». Получила ответ «да».
Так я занялась командировками сотрудников Поволжского филиала. В тот период бюджет тратился очень экономно. Контролировали все: соответствие лимитам, корректность расходов. Когда приносила документы для подписания приказа, подробно отчитывалась о каждой поездке. Без тщательного подхода и полной концентрации справиться было невозможно. Разобраться помог административный директор, который в деталях рассказал обо всех процессах. Его требовательность приучила меня внимательно относиться к каждому нюансу. Это очень ценный навык.
Самым сложным было приобрести билеты для 135 человек из Самары
Самым запоминающимся и сложным проектом стал юбилей нашей компании. Менее чем за неделю предстояло забронировать и купить билеты в Москву 135 сотрудникам из Самары. Времени мало, количество авиарейсов – ограничено. Часть сотрудников можно было бы отправить поездом, но принимать такие решения на свое усмотрения нельзя. Тогда я направила 135 коллегам ссылку на папку с подробным описанием вариантов и попросила написать о своих предпочтениях. Как оказалось, многие не против поехать на поезде и даже потом благодарили меня за такую возможность. В итоге я купила все билеты за два дня! Коллеги недоумевали: как тебе удалось справиться с задачей в такие сроки?! Секрет прост: если действовать в интересах клиента и интересоваться его мнением, всегда найдется оптимальное решение. Клиентоцентричный подход – суть моей работы.
Но отправить на юбилей – это лишь часть задачи. Потом нужно оперативно собрать документы и внести их в систему. На этом этапе возникли сложности.
Наш партнер выставляет отчетные документы по филиалам отдельным пакетом. Специфика бронирования гостиниц к юбилею не позволяла заранее учесть, в каком из филиалов трудится сотрудник. Поскольку каждый из них – отдельное юрлицо, за разбивку данных контрагент попросил отдельную плату. Возможности добавить в бюджет дополнительные расходы не было. Нам выгрузили файл, содержащий более 1000 строк с хаотично перемешанной информацией. Как это систематизировать? Обратилась к команде разработчиков, сопровождавших внедрение SAP. Вместе думали над настройками, и в итоге нашли вариант, позволяющий группировать данные. С тех пор использую этот метод и охотно делюсь им с другими коллегами.
Всегда радуюсь хорошему результату
В конце 2021 года, в разгар пандемии, из головного офиса ушла сотрудница, занимавшаяся командировочными расходами. Взять это направление предложили мне. Почему? Наверное, благодаря репутации человека, который своевременно заводит документы в систему.
Когда сталкиваюсь с проблемой, решаю ее в формате «здесь и сейчас». Никогда не откладываю на потом, не запускаю долгую переписку. Если сама не вижу хорошего решения, консультируюсь со специалистами разных отделов. Иногда приходится вникать в процессы, не имеющие непосредственного отношения к моей работе. Это требует времени, сил, но по-другому нельзя. Всегда радуюсь, когда добиваемся нужного результата.
Люблю учиться. Проходила в МегаАкадемии курсы по тайм-менеджменту, эффективному планированию, изучаю Excel. Здорово, что компания дает возможность получать полезные знания и компетенции.
Клуб экспертов – хороший проект. Статус его участника – еще один повод гордиться МегаФоном и тем, как у нас ценят сотрудников и помогают расти профессионально.
Когда сталкиваюсь с проблемой, решаю ее в формате «здесь и сейчас». Никогда не откладываю на потом, не запускаю долгую переписку. Если сама не вижу хорошего решения, консультируюсь со специалистами разных отделов. Иногда приходится вникать в процессы, не имеющие непосредственного отношения к моей работе. Это требует времени, сил, но по-другому нельзя. Всегда радуюсь, когда добиваемся нужного результата.
Люблю учиться. Проходила в МегаАкадемии курсы по тайм-менеджменту, эффективному планированию, изучаю Excel. Здорово, что компания дает возможность получать полезные знания и компетенции.
Клуб экспертов – хороший проект. Статус его участника – еще один повод гордиться МегаФоном и тем, как у нас ценят сотрудников и помогают расти профессионально.